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召開高效會議的7個核心要素

2019-01-31 03:21:44

召開高效會議的7個核心要素

會議機制的設立主要包括兩大方面：經銷商層面的定期會議機制和負責人層面的定期會議機制，會議機制雙管齊下能夠打破各部門、各級別間有可能出現的矛盾障礙。

經銷商層面的定期會議內容主要有：聯盟內部重大事宜的溝通和決策、活動推進情況的通報和分析、聯盟內部違紀事件的通報和處理。會議的周期至少一周一次，且在會議開始后經銷商本人必須親自準時參加，為了保證會議成員到場率，可以對遲到、缺席者實行罰款。

負責人層面的定期會議內容主要有：聯盟內部各項事務性工作的推進情況通報、活動推進過程中遇到的問題分析及處理。在活動舉辦前期每周至少兩次召開會議，當活動進入前七天的倒數時間后，負責人層面的定期會議召開頻率應當大增，通常每天一次。各聯盟品牌的活動負責人同樣必須親自準時參加。

附：召開高效會議的7個核心要素（如圖3-12所示）

圖3-12召開高效會議的7個核心要素

要素一，嚴格的會議紀律。很多聯盟的會議開不好，不是沒有制度，是沒有執行。很多時候大家認為：都是老板，遲到一下很正常。問題就出現了，一個原本只要2小時的會議，等人就等了2小時。遲到一定要罰款，絕不能手軟，不然所有的會議一定是松散的。

要素二，有控制能力的組織者。每個組織者務必有很好的會議把控能力，不能隨意被他人左右。首先，大家要尊重這個組織者；第二，組織者自身要有很好的把控能力。

要素三，一個時間只講一個議題。這是很難做到的，多數情況是這樣的：會議組織者約大家來談蓄水任務跟進的問題，然后話題轉移到廣告制作，再然后話題又轉移到嘉賓邀約的問題……會議結束，大家都不明白說了什么。一個時間段就講一個議題，會議組織者一定不能讓大家跑題，這是會議效率提升的關鍵。

要素四，不打岔，不開小會。開會的時候，開著開著就三三兩兩開小會了，結果誰都不關注會議說的問題，會議效率低。

要素五，每個議題都有結論。我們在討論問題的時候，務必要有結論，不能議而不決，好像問題都討論了，結果還是不知道怎么做。開會，就是為了有結論，所以會議主持人一定要將問題得出結論，這個環節是不能錯過的。

要素六，會議結束要自我陳述工作。會議結束時，不要一哄而散，會議主持人一定要讓參會者陳述下一步的工作是什么。這是重要的提醒，是要他們明白會后的工作安排禾口計劃。超過半數的執行不到位，是因為這個環節缺失，很多事情并沒有得到負責人的確認。

要素七，處罰當場實施。處罰不是目的，而是讓大家遵循規矩的手段。處罰一定不是事后實施的，當場實施，對所有人都是很好的提醒。

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